Was ist ein Kassensystem?

Händler, Dienstleister, Gastronomen, Vereine und viele weitere Betriebe benötigen ein Kassensystem, um ihre Produkte und Leistungen abzurechnen. Seit einiger Zeit gelten neue, strengere Anforderungen der Finanzämter in Bezug auf Kassen. Viele kleinere Betriebe, die bisher ohne ein Kassensystem ausgekommen sind, müssen sich nun eine elektronische Kasse anschaffen.

Bei einem Kassensystem handelt es sich um eine Kombination aus Hardware und Software:

Die Software erfasst die Bezahlvorgänge, speichert die zugehörigen Daten und ermöglicht den Ausdruck eines Bons, der seit 2020 verpflichtend ist. Moderne Kassenprogramme bieten weit mehr Funktionen als eine klassische Registrierkasse, wie beispielsweise die Verwaltung von Bonusprogrammen oder Tax-free-Einkäufen.

Die Hardware eines Kassensystems besteht aus verschiedenen Komponenten wie einem Display, Eingabegerät und Rechengerät. Zusatzgeräte wie Kartenlesegerät und Bon-Drucker können das Kassensystem ergänzen.

Welche Arten von Kassensystemen gibt es?

Die Auswahl des besten Kassensystems richtet sich nach den Branchenanforderungen und der Größe des Betriebes. Im Wesentlichen gibt es zwei verschiedene Arten von Kassensystemen:

• Stationäre Kassensysteme: Kassen, die fest installiert sind und nicht bewegt werden können
• Mobile Kassensysteme: All-in-One-Geräte, die flexibel eingesetzt werden können

Was ist ein Kartenlesegerät?

Bei einem Kartenlesegerät handelt es sich um eine Hardware, mit der Kartenzahlungen im Geschäft abgewickelt werden können. Ein Kartenlesegerät ermöglicht den Kunden die Zahlung mit Debit- und Kreditkarte sowie Smartphone und Smartwatch.

Der Händler kann das Kartenlesegerät entweder mit einer Kassenstation verbinden oder ein mobiles Kartenlesegerät nutzen. Dazu ist lediglich ein Internetzugang nötig, entweder per WLAN oder über das Mobilfunknetz, sowie eine App eines Zahlungsdienstes, um die Zahlungen abzuwickeln.

Tap to Pay: das Smartphone als Kartenlesegerät

Bei der neuen Technologie Tap to Pay wird das Smartphone als Kartenlesegerät genutzt. Der Vorteil: es muss keine zusätzliche Hardware für die Kassenstation angeschafft werden. Tap to Pay ist ideal für kleine Unternehmen als Einstieg in die Akzeptanz von Kartenzahlungen oder als zusätzliche Kartenlesegerät-Lösung für Unternehmen mit großen Verkaufsflächen.

Gesetzliche Anforderungen

Seit 2020 gilt in Deutschland die Kassensicherungsverordnung. Laut der KassenSichV müssen alle elektronischen Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Umso wichtiger ist es für Händler und Dienstleister, ein Kassensystem zu nutzen, das TSE-konform ist.

Seit 2020 gibt es auch die Belegausgabepflicht, die den Händler zur Ausstellung eines Kassenbons verpflichtet. Dabei reicht es nicht aus, den Kunden zu fragen, ob er einen Bon möchte. Der Beleg muss in jedem Fall ausgestellt werden, ob als Papierbon oder digitaler Bon.

Außerdem gilt eine Pflicht zur Meldung der elektronischen Kasse beim Finanzamt. Diese Meldung kann seit 2025 über ELSTER möglich.

Die Auswahl des optimalen Kassensystems

Um das passende Kassensystem für den eigenen Betrieb zu finden, ist ein Vergleich der verschiedenen Kassensysteme unbedingt zu empfehlen. Denn die Angebote für Kassensystemen unterscheiden sich teilweise erheblich voneinander. Wichtig für einen erfolgreichen Vergleich sind insbesondere folgende Faktoren:

• Kosten für Hardware, Software und Nutzung
• Funktionen
• Brancheneignung

Die besten Anbieter von Kassensystemen im Vergleich

PAYONE

PAYONE ist ein Anbieter von bargeldlosen Zahlungsdiensten mit Sitz in Frankfurt am Main. Das Unternehmen ist Teil des französischen Payment- und Transaktionsdienstleisters Worldline. PAYONE unterstützt Händler und Dienstleister bei der Zahlungsabwicklung, sowohl im stationären Handel als auch mobil und online. Als Full Service-Zahlungsdienstleister sorgt das Unternehmen für digitale Bezahlprozesse, die schnell, einfach und zuverlässig funktionieren. PAYONE ist einer der führenden Payment-Anbieter in Deutschland und Österreich und verarbeitet mehr als 5,4 Milliarden Transaktionen pro Jahr für über 277.000 Kunden.

Gründung: 2002

Sitz des Unternehmens: Frankfurt am Main

Welche Lösungen gibt es?

„All Card Flat“: Komplettlösung ab 29,90 Euro pro Monat

„All Time Flex“: ohne Monatsgebühr

„Classic“: individuelle Lösung (mit eigenem Kartenlesegerät)

„Tap on Mobile“ für Android und iOS

Welche Gebühren fallen an?

Kunden zahlen keine Gebühren für den Zahlungsdienst. PAYONE hat verschiedene Gebührenmodelle für Händler im Portfolio:

All Card Flat: Komplettlösung ab 29,90 Euro pro Monat

All Time Flex: keine Monatsgebühr, Abrechnung pro Transaktion

Classic: individuelle Lösung mit eigenem Kartenlesegerät ab 8,90 Euro pro Monat

Tap on Mobile: Smartphone als Lesegerät, keine Monatsgebühr, Abrechnung pro Transaktion

Wie hoch sind die Transaktionsgebühren?

0,89 % für Debitkarten/girocard

1,39 % für Kreditkarten

Welche Zahlungsarten werden angeboten?

PAYONE akzeptiert praktisch alle gängigen Karten, die weltweit genutzt werden. Auch Smartphone-Zahlungen mit Apple Pay und Google Pay werden akzeptiert.

Wird TSE unterstützt?

alle Kassenendgeräte von PAYONE erfüllen die TSE-Anforderungen

Hier erhalten Sie weitere Informationen zum Anbieter

Direkt zum Anbieter*

SUMUP

Der britische Zahlungsdienstleister SumUp wurde 2012 gegründet. Inzwischen hat SumUp auch eine Niederlassung in Berlin. SumUp bietet verschiedene Kartenlesegeräte für Businesskunden an. Der Payment Provider bietet auch den Dienst Tap to Pay für das iPhone an.

Gründung: 2012

Sitz des Unternehmens: London

Welche Lösungen gibt es?

„Solo Lite“: nutzt App + Smartphone-Verbindung, 22 Euro einmalig

„Solo“: eigenständiges Gerät inkl. SIM-Karte, 59 Euro einmalig

„Solo mit Bondrucker“: 99 Euro einmalig

„SumUp SoftPOS“ für Android und iOS Smartphones

Welche Gebühren fallen an?

Kunden zahlen keine Gebühren für den Zahlungsdienst. Kunden zahlen keine Gebühren für den Zahlungsdienst.

Händler zahlen für die SumUp Basisversion keine Monatsgebühr; Abrechnung pro Transaktion

Wie hoch sind die Transaktionsgebühren?

Umsatzbasierte Lösung: 1,39 % Transaktionsgebühr und 0 Euro Monatsgebühr

SumUp One: 0,79 % Transaktionsgebühr und 19 Euro Monatsgebühr

Welche Zahlungsarten werden angeboten?

SumUp akzeptiert praktisch alle gängigen Karten, die weltweit genutzt werden. Auch Smartphone-Zahlungen mit Apple Pay und Google Pay werden akzeptiert.

Wird TSE unterstützt?

100% Finanzamt-konform, erfüllt alle Vorgaben zu TSE

Weitere Informationen:

Hier erhalten Sie weitere Informationen zum Anbieter

Direkt zum Anbieter*

READY2ORDER

Ready2order ist ein Payment-Anbieter mit Sitz in Wien, der 2015 gegründet wurde. Das Unternehmen hat auch einen Standort in Berlin.

Ready2order bietet cloudbasierte Point-of-Sale- (POS) und Payment-Anwendungen für kleine und mittelständische Unternehmen an.

Gründung: 2015

Sitz des Unternehmens: Wien

Welche Lösungen gibt es?

„ReadyGo“: 369 Euro einmalig + Kassensystem-Abo

„ReadyMini“: 279 Euro einmalig + Transaktionsgebühren

Welche Gebühren fallen an?

Kunden zahlen keine Gebühren für den Zahlungsdienst.

Händler zahlen entweder eine Monatsgebühr oder rechnen per Transaktion ab.

Wie hoch sind die Transaktionsgebühren?

ReadyMini: 1,23 % Transaktionsgebühr und 0 Euro Monatsgebühr

Kassensystem-Abo: ab 34,90 Euro Monatsgebühr

Welche Zahlungsarten werden angeboten?

Ready2go akzeptiert praktisch alle gängigen Karten, die weltweit genutzt werden. Auch Smartphone-Zahlungen mit Apple Pay und Google Pay werden akzeptiert.

Wird TSE unterstützt?

TSE-Paket: 14,90 Euro pro Monat

100% Finanzamt-konform, erfüllt alle Vorgaben zu TSE

Weitere Informationen:

Hier erhalten Sie weitere Informationen zum Anbieter

Direkt zum Anbieter*