Was sind virtuelle Kreditkarten?
Quelle: Moss
Virtuelle Firmenkreditkarten sind im Grunde ganz normale Kreditkarten. Der größte Unterschied besteht darin, dass die virtuellen Kreditkarten in einer digitalen Anwendung vorliegen. Dort werden den Mitarbeitern auf einen Blick alle wichtigen Informationen für eine Zahlung angezeigt. Diese Informationen können ganz einfach herauskopiert und für jegliche Zahlungen im Online-Handel eingesetzt werden. Im Gegensatz zu traditionellen Kreditkarten von der Hausbank, lassen sich die virtuellen Kreditkarten sehr schnell und in unbegrenzter Anzahl für einen bestimmten Zweck erstellen. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Startup oder ein großes Unternehmen handelt – jedes Unternehmen kann virtuelle Kreditkarten in einer unbegrenzten Anzahl beantragen.
Wie funktioniert die Erstellung der virtuellen Karten?
Die virtuellen Karten können entweder von einem Admin, wie dem Abteilungsleiter oder COFs, ausgestellt und den jeweiligen Mitarbeitern zugewiesen werden, oder von den Mitarbeitern selbst beantragt werden. Bei einer selbstständigen Beantragung müssen die virtuellen Kreditkarten dann lediglich mit einem Klick freigegeben werden. Nach der einmaligen Freigabe können die Karten sofort flexibel angewendet werden. Bei der Erstellung werden dann ein Verwendungszweck sowie ein Kartenlimit festgelegt – das Limit kann aber bei Bedarf in Echtzeit angepasst werden. Außerdem wird festgelegt, ob es sich um eine einmalige oder eine wiederkehrende Zahlung handelt.
Welche Zahlungen können mit virtuellen Kreditkarten getätigt werden?
Virtuelle Kreditkarten werden wie traditionelle Kreditkarten weltweit akzeptiert und können für jegliche Ausgaben im Online-Handel verwendet werden. So können etwa Buchungen für die nächste Dienstreise, das monatliche Software-Abonnement oder alltägliche Bestellungen bequem mit der virtuellen Kreditkarte getätigt werden. Bei einmaligen Zahlungen wie einer Dienstreise werden die virtuellen Karten mit dem nötigen Limit ausgestattet und dann nach Begleichen der Rechnung direkt deaktiviert. Bei wiederkehrenden Zahlungen wie einem monatlichen Abo werden die Firmenkreditkarten kurz vor der Abbuchung mit dem monatlich benötigten Betrag ausgestattet.
Welche Vorteile bringt die Verwendung von virtuellen Kreditkarten für Unternehmen?
Effizienz und Flexibilität
Die Verwendung von klassischen Kreditkarten bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, doch viele Firmen besitzen dennoch nur eine zentrale oder wenige Kreditkarten. Dadurch müssen sämtliche Zahlungen zuerst bei der zuständigen Person angefragt, an Führungskräfte weitergeleitet und dann bestätigt oder abgelehnt werden. Virtuelle Kreditkarten schaffen hier mehr Effizienz und Flexibilität, da die Karten von den Mitarbeitern in unbegrenzter Anzahl selbst beantragt werden können und es nur die Bestätigung des Admins benötigt. Durch diesen effizienten Genehmigungsprozess entfallen zeitraubende Rücksprachen mit Vorgesetzten oder lange Wartezeiten auf Freigaben.
Eigenverantwortung für Mitarbeiter
Durch die eigenen virtuellen Kreditkarten erlangen Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung und Handlungsspielraum, was wiederum die Mitarbeiterzufriedenheit steigert. Für jegliche unternehmerische Ausgabe kann eine eigene Kreditkarte ausgestellt werden. Mitarbeiter können dann im jeweiligen Rahmen jegliche Einkäufe tätigen, ohne noch einmal Rücksprache mit Vorgesetzten halten zu müssen. Durch die blitzschnelle Erstellung und die Verknüpfung der Karten mit dem Geschäftskonto entfallen dadurch auch bei plötzlich fälligen Unternehmensausgaben private Barauslagen und zeitaufwändige Spesenabrechnungen.
Transparenz und Sicherheit
Virtuelle Kreditkarten bringen nicht nur für Mitarbeiter sondern auch für Arbeitgeber zahlreiche Vorteile mit sich. Da für jede Karte ein individuelles Budget festgelegt wird, welches sich aber auch in Echtzeit anpassen lässt, bleiben die Ausgaben stets innerhalb des Rahmens. Alle Transaktionen sind für die Admins über die Online-Anwendung einsehbar, wodurch das Budget stets im Blick bleibt und für mehr Transparenz gesorgt wird. Zudem können die Karten bei Bedarf in Echtzeit eingefroren, übertragen oder deaktiviert werden, wodurch Kreditkartenbetrug vorgebeugt wird. Das sorgt für mehr Sicherheit und Kontrolle bei Arbeitgebern.
Zeiteinsparungen in der Buchhaltung
Die Verwendung von virtuelle Kreditkarten optimiert letztlich vor allem Prozesse in der Buchhaltung. Da alle Karten einem bestimmten Zweck zugewiesen und personenbezogen sind, lassen sich die Ausgaben ganz einfach der richtigen Kostenstelle zuordnen. Außerdem werden Mitarbeiter nach einer Zahlung gebeten, den dazugehörigen Beleg direkt zu digitalisieren. Dadurch entfallen Rückfragen zu Ausgaben, das Suchen und Einsammeln sowie das manuelle Abheften von Belegen. Durch die Digitalisierung kann die Buchhaltung den Monats- bzw. Jahresabschluss effizient und ohne Probleme abschließen, während die gewonnene Zeit für andere Aufgaben genutzt werden kann.
Fazit
Virtuelle Firmenkreditkarten sind ein zeitgemäßes und innovatives Zahlungsmittel für Unternehmen, das einerseits zu mehr Flexibilität, Effizienz und Eigenverantwortung für Mitarbeiter führt, andererseits dank festgelegter Limits und vollständiger Transparenz mehr Sicherheit sowie Kontrolle für Arbeitgeber garantiert. Mitarbeiter können bequem innerhalb des finanziellen Rahmens unternehmerische Ausgaben tätigen, ohne sich um Spesenabrechnungen oder Barauslagen sorgen zu machen, während sich Finanzverantwortliche sicher sein können, dass es zu keine Budgetüberschreitungen kommt.
